Es interesante tratar de comprender cuál es la esencia de toda optimización. Por ciertos hábitos mentales podría pensarse que incrementar los procesos, aumentar la complejidad de los sistemas, es la manera más correcta de mejorarlos. La idea sería cubrir cada una de las posibles eventualidades que pudiesen alterar un proceso.
Hábitos positivos
No obstante, por poco que se analice a detalle, se verá que en la práctica sucede justamente lo contrario: menos es más. La eficiencia de un sistema se hace patente en su sencillez y la transparencia de su transcurrir. Reflexionemos más a fondo acerca de la importancia que puede llegar a tener para los sistemas productivos la destrucción documental.
Tendencia a la unidad
La destrucción de documentos funciona de modo muy provechoso para optimizar un sistema administrativo. Para que un sistema pueda responder a las expectativas de su implementación, no debe dejar constancia de su presencia. Todo tiene que fluir automáticamente, esto es, tal y como debería. La reducción de volumen de materiales obsoletos y los procedimientos para manipularlos, mismos que genera la eliminación documental responsable, fomentan en una empresa una tendencia a la unidad, a la solidez administrativa, capaz de servir de fundamento a toda proyección de crecimiento, progreso y prosperidad.
Así como cada uno de los elementos de un sistema debe desenvolverse armónicamente, tal positivo estado únicamente puede alcanzarse con los procedimientos esenciales y ni uno más.
Preservar lo importante
Muchos de los errores que se comenten dentro de una gran organización pueden explicarse por la falta de capacidad de sus integrantes para percibir lo que es relevante y lo que es prescindible. La nociva rutina tiende a atrofiar la sensibilidad que amerita toda tarea, por sencilla que sea. La destrucción de archivos documentales, en la depuración previa que precisa, incluye una práctica valiosa para ejercitar esa facultad de discernimiento de identificar lo importante y hacer todo lo posible por preservarlo.
Integrarse a un proyecto
El nivel de implicación que se debe guardar con respecto a un proyecto de negocios es absoluto. Hay que visualizar la idea exacta que impulsa a una empresa y asimilarla como una parte integral de la mentalidad propia. Las ideas, desde Platón, son proyecciones que destacan por su pureza, por su rotunda sencillez. La destrucción documental consigue que una empresa aspire como nunca a reencontrarse con la idea que le es inherente. En la simplificación inteligente se tiene la llave para la excelencia.
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