implementar un sistema de gestión documental

Estos son seis motivos principales para implementar un sistema de gestión documental en una oficina.

Simplificación

Posiblemente esta sea la consecuencia más inmediata de la adopción de un sistema de gestión documental para la optimización de nuestros flujos de trabajo. Menos procesos innecesarios relacionados con el archivo y resguardo se traducen en una mejora de otros procesos de esa misma organización.

Seguridad

De la misma manera, la reducción de casos de documentación extraviada en nuestra oficina se hará patente en un corto plazo gracias al control riguroso que fomenta la solución que comentamos.

Productividad

Los niveles de eficiencia y rendimiento, tanto de los recursos materiales como de los recursos humanos, tienden a incrementarse cuando el acceso y manejo de la documentación es rápida, fácil y eficaz.

Confianza

Un menor volumen de documentos que archivar y un sistema de organización más seguro y eficaz para la gestión de los mismos ayudan a que el personal dedicado a ello mejore su rendimiento al elevar los niveles de confianza en su propia labor. Esto se traduce en un mayor aprovechamiento del tiempo de trabajo en un entorno administrativo.

Ahorro

Este se produce tanto en lo relacionado con los costes económicos como en el ahorro de tiempo -tanto de archivado como de acceso a la documentación-, como en ahorro de espacio al reducirse la necesidad de almacenar documentación en papel.

Una empresa que ha decidido dar el paso de implementar un sistema de gestión documental en sus ámbitos de trabajo administrativo cambia positivamente su proyección ante el público. Por ejemplo, el espacio físico recuperado, gracias a la optimización de archivo que la gestión documental genera, denota eficiencia y pulcritud: crea una buena impresión a los posibles clientes y genera un entorno de trabajo agradable para los empleados. Además, la calidad de los productos o servicios que una empresa ofrece puede elevarse por el mayor tiempo y esfuerzo dedicado a ello, una vez que el archivo de los archivos documentales ha sido mejorado al máximo gracias a la gestión documental.

consejos para trabajar con documentación

Para corregir esto, a continuación se exponen  algunos consejos para ayudaros a establecer una mejor gestión documental en la oficina.

Ser proactivos

Si se  detectan problemas en el manejo de la documentación de un archivo no se debe perder tiempo decidiendo si se remedia o  esperar a que las cosas mejoren por sí mismas, debemos actuar.. Implementar herramientas de gestión documental nos ayudará a optimizar nuestro trabajo y evitará que crezca la problemática, además de hacer más fácil su resolución.

Revisión de procesos

A veces la propia dinámica del ámbito administrativo propicia el extravío de documentos. Por ello, no hay que dudar en modificar la mecánica de los trámites en una oficina si estos, por estar mal proyectados, ocasionan un desacertado manejo documental.

Confidencialidad

Una buena manera de elevar los niveles de seguridad en los ámbitos administrativos, es respetar la confidencialidad asociada a cierta clase de documentación. Concienciar acerca del manejo responsable de los archivos confidenciales reducirá a medio plazo los casos de robo o reproducción indebida de datos en una organización.

Accesibilidad

El mejor parámetro para evaluar el estado de un archivo documental en cuanto a su correcta gestión, es la velocidad y la sencillez de consulta. Si se observan dificultades y demoras a este respecto, es señal de que hay que implementar soluciones de gestión de archivos de oficina

Adaptabilidad

Las herramientas más aconsejables para la gestión documental, son aquellos sistemas capaces de ser adaptados a los requerimientos particulares que se tengan en una oficina. Cada entorno administrativo tiene necesidades de archivo distintas y las soluciones de oficina orientadas a la optimización en el control documental que pensemos implementar deben contemplar esa misma circunstancia.

La movilidad y el futuro de la gestión documental

No obstante, de acuerdo a las tendencias de los últimos años en el campo de Internet y las  nuevas tecnologías, es muy probable que también en el ámbito de la gestión documental los tradicionales ordenadores sean sustituidos por el uso de dispositivos móviles. La pregunta es por tanto, ¿en qué puede esto repercutir en el trabajo con archivos dentro de las empresas y organizaciones?, ¿podría la gestión documental adaptarse a esta transformación?

Mejor y más rápido

Paulatinamente, la utilización de dispositivos de comunicación como los smartphones o las tablets va dejando de ser algo curioso o extravagante para convertirse en una herramienta de trabajo cotidiano de cualquier proyecto de negocios.

Esto responde a una búsqueda por parte de las empresas de contar con las mejores y más rápidas tecnologías, especialmente en el terreno de las comunicaciones, algo que en los últimos años ha estado ligado inexorablemente a los dispositivos móviles.

Máximo control, seguridad garantizada

Teniendo en cuenta esta situación, el campo de la gestión documental se ha adaptado a la movilidad, a las oportunidades de mejora y optimización administrativa, que brindan estas tecnologías. La gestión documental móvil no es una quimera, sino el futuro cercano que se contempla desde las más variadas perspectivas. Las ventajas vinculadas a un sistema de gestión documental controlado vía dispositivos móviles, serán accesibles para cualquier organización, independientemente de su tamaño o sector.

Además, los software de gestión de documentos pueden ser adaptados al manejo vía móvil y modificados para adaptarse a las necesidades específicas de cada entorno administrativo.

Una muestra de los alcances de la movilidad en los terrenos de la gestión documental se hace patente en la utilización de códigos en envíos de productos. Además, del tradicional código de barras se puede añadir un código QR para que cuando se envíe dicho producto, se capture con un dispositivo móvil vinculado directamente a un sitio web, en donde un empleado podrá activar la siguiente etapa del proceso. De esta manera, gracias a la movilidad y la gestión documental, se garantiza un mejor control de archivos, una mayor seguridad empresarial y un progreso ilimitado.

Ahorra en impresión

Hoy queremos hablaros sobre un tema de enorme relevancia para la administración y las dinámicas de trabajo en las organizaciones actuales: el ahorro en los costes de impresión. No obstante, ser un asunto importante no significa que sea un asunto sencillo de cambiar de buenas a primeras en una oficina. Se requiere de estrategias especializadas y de comprobada eficacia para transformar los hábitos de trabajo en un entorno administrativo, en especial aquellos relacionados con la impresión y el fotocopiado.

Por lo anterior, en lo que sigue, comentaremos algunas estrategias para el ahorro en costes de impresión que sin duda favorecerán la productividad y el ahorro de las oficinas.

Fuentes de gasto

De inicio, es recomendable elaborar una lista de las actividades en la oficina que mayor dispendio generan. De esta forma podremos establecer prioridades y tener una visión general y más ordenada de nuestros gastos.

Estas son algunas de las actividades y dispositivos que mayor gasto generan en las organizaciones: papelería, fax, impresión de documentos y llamadas, aplicaciones y software, energía eléctrica, equipos informáticos… por citar sólo algunos.

Soluciones específicas

Una vez que se han definido las fuentes de dispendio y la partida de gasto que les corresponde, debemos establecer la solución más conveniente para cada una. Para el caso de los costes de impresión, tanto en blanco y negro como a color, el gasto efectuado están relacionados con las impresoras utilizadas en nuestra oficina. Se puede reducir considerablemente los  costes de impresión usando impresoras de tecnología láser de vanguardia y eficacia comprobada como por ejemplo, las comercializadas por Konica Minolta.

Disminuir el volumen total de impresiones, concienciar al personal para que imprima o fotocopie únicamente lo imprescindible e implementar procedimientos de control de impresión, son otras tantas estrategias para economizar en esta dinámica de trabajo tan relevante.

Dependiendo de la administración u organización de la que se trate, conviene utilizar una sola de estas soluciones o bien todas ellas, lo cual es mucho más conveniente puesto que así se propicia una modificación radical en los procedimientos administrativos manejados hasta la fecha.

Otros consejos provechosos son evaluar el material que se adquiere para la oficina y solo comprar lo indispensable; y también, automatizar en la medida de lo posible los flujos de trabajo particulares de nuestra organización.

Y, por supuesto, no podemos olvidar la digitalización documental y contable. Tener nuestra documentación digitalizada nos permitirá un ahorro de costes a largo plazo, además de reducir el espacio y gastos relacionados con el almacenamiento de nuestro archivo.

Optimizar el control de documentos

Sin embargo, también es cierto que la cantidad de trámites administrativos que somos capaces de atender está determinado en todo momento por las herramientas de gestión que utilicemos. Por ello, hoy vamos a centrarnos en este aspecto y mostraros cómo se puede lograr una notable optimización administrativa por medio de modernas herramientas de control documental.

Gestión de documentos

Control, eficiencia, seguridad y exactitud son términos sumamente valiosos para una oficina, en especial para fines de archivo. Sin embargo, de acuerdo a las necesidades de control de las organizaciones contemporáneas, tales términos parecen estar vinculados necesariamente a los sistemas de gestión documental.

Por ello, la gestión documental es un recurso insoslayable para cualquier tentativa de optimización organizacional en el que además se de relevancia al control y la seguridad en el manejo de los archivos.

Digitalización de documentos

Otra herramienta altamente recomendable para mejorar la eficiencia, control y seguridad de nuestras labores administrativas es la digitalización de ficheros y documentos. Y es que, hoy por hoy, no existe un formato más fiable y práctico para el manejo de información que el formato digital.

Cambiar las hojas de papel por archivos electrónicos no implica solamente actualizarse a la vanguardia de la tecnología, sino también actuar de forma práctica y con buen juicio por el beneficio de nuestras labores de oficina.

Gestión de parques de impresión

Los costes económicos asociados a la impresión pueden llegar a ser insostenibles para una organización de medianas dimensiones. No utilizar una herramienta de apoyo para llevar un control meticuloso de este proceso resulta un craso error.

Por ello, contratar la asesoría de firmas dedicadas a diseñar estrategias de gestión de parques de impresión es una decisión pertinente que sin duda nos hará invertir lo justo en un procedimiento aún tan relevante para las empresas actuales como lo es la impresión en papel.

Otros procedimientos relevantes para llevar un control más óptimo de nuestros archivos documentales son: la depuración periódica de ficheros obsoletos, los servicios documentales gestionados, las consultorías de flujos documentales, la utilización de equipos multifuncionales de vanguardia y la implementación de estrategias de seguridad documental acordes a las necesidades de nuestra empresa.

Gestión inteligente de contenidos

Cada compañía es una entidad autónoma con sus particulares ritmos y tiempos de trabajo. Sin embargo, existen soluciones administrativas que optimizan la gestión de documentos de una organización independientemente de sus particularidades y sector en el que se encuentren. Una de estas herramientas es el mailroom virtual, el cual podría ser la solución que muchos habían estado buscando para sus problemas de oficina.

Menor tiempo y gasto de recursos financieros para una gestión inteligente de contenidos. Tal es en esencia, lo que la implantación de un mailroom virtual nos ofrece.

¿Para qué un mailroom virtual?

Tres son las razones principales que motivan la implementación de un mailroom virtual en una empresa:

• Como medio para mejorar el desempeño de los recursos humanos de nuestra organización.
• Ayuda en gran medida a automatizar labores pesadas y desgastantes para el personal.
• Contar con un mailroom virtual implica resultar beneficiados de un positivo balance inversión-retorno para nuestro negocio.

Como ves, esta herramienta administrativa para la optimización de una oficina es muy beneficioso para cada organización.

La importancia de optar por una solución segura

De todas formas, como es lógico, para implementar un programa de mailroom virtual hay que optar por el software y el equipamiento adecuados, no debemos confiar toda la documentación que recibimos en nuestra empresa en manos de cualquier solución, sino que debemos buscar y optar por aquella que nos ofrece las suficientes garantías y seguridad. Un mailroom virtual, al servir de herramienta de gestión de los documentos de una oficina, debe poder solucionar las dificultades organizacionales de este ámbito y no lo contrario.

Por consiguiente, antes de instalar por cuenta propia un mailroom virtual, es preferible asesorarse con especialistas en el ramo. Los programas más eficaces para fines de gestión inteligente de contenidos en ambientes de oficina son promovidos por empresas sólidas, respetadas y de proyección internacional como es el caso de Konica Minolta.

Implementar un sistema de mailroom virtual en una empresa, significa proyectarla hacia el futuro y la máxima modernidad. La optimización de tiempos y calidad en la comunicación interna de una organización, asociado a la implementación de un mailroom virtual, puede constituirse en el  gran paso de ser una de tantas compañías, a devenir la mejor de todas ellas.

Los limites de la gestión documental

Sin embargo, es importante saber que la gestión responsable y planificada de documentos no es una panacea capaz de resolver cualquier tipo de problema de oficina. Comprender desde una perspectiva realista los alcances de la gestión documental nos permitirá aprovechar al máximo sus beneficios.

Cultura y ahorro administrativo

Se sabe que la implementación de un sistema de gestión documental en un entorno administrativo constituye una importante fuente de ahorro y productividad. Este ahorro no se limita a lo económico, sino que evita también gastos en recursos materiales y humanos cuando se optimiza la gestión de archivos en una oficina gracias en gran parte a la digitalización documental.

No obstante, la gestión de documentos no debe ser la única vía de ahorro para una organización. Por supuesto, es un elemento determinante para gastar menos en papel, salarios y tecnologías de fotocopiado e impresión. Pero la incorporación en una oficina de una solución de gestión documental, debe estar acompañada del fomento de una cultura corporativa de ahorro.

Seguridad y compromiso empresarial

Tampoco la seguridad y el manejo responsable de la documentación de una empresa depende exclusivamente de la gestión documental aplicada en tal firma. Definitivamente, pocas soluciones de oficina son tan recomendables como la administración de documentos y el control de consulta para preservar la seguridad de un archivo.

Sin embargo, los trabajadores involucrados en la gestión de documentos de alta confidencialidad deben asumir un compromiso moral y formarse en los procedimientos necesarios para el manejo responsable de esta clase de ficheros. Otro de los aspectos destacados de la gestión documental es que ayuda a difundir una concientización corporativa acerca de la relevancia de la  seguridad empresarial.

Los límites son alcances potenciales

Que la gestión documental tenga limites, no es algo negativo de por sí. Lo mismo ocurre con otras soluciones de oficina similares, como la consultoría de flujos documentales, la digitalización de archivos o las estrategias de impresión ecológica. Es importante, por ello, conocer dónde y cómo implementar estas soluciones de oficina. Cuando una herramienta no se concentra en un área de soluciones, se dispersa en su operatividad y no termina por resolver ninguna de las dificultades por las cuales se le ha utilizado. Por tanto, resulta muy valioso contar con la asesoría de empresas expertas en soluciones de gestión documental y tecnologías de vanguardia en escaneo e impresión, como es el caso de Konica Minolta.

¿Qué es la administración de documentos?

Y es que en los últimos años las empresas han visto como la cantidad de documentación almacenada se ha multiplicado, con la inevitable necesidad de poseer un archivo más amplio y, debido a su dificultad de manejo, incorporar mejores y más eficientes sistemas de gestión documental.

Dinamismo administrativo

Tal fenómeno también puede ser explicado, en sus causas, por la evolución continua de las tecnologías de impresión masiva de documentos y la cada vez mayor complejidad legal y administrativa de las empresas.

No existe dinámica alguna dentro de un entorno administrativo que no tenga un referente en un soporte material, es decir, un documento. Este último elemento de soporte puede ser papel, un video o un archivo electrónico.

Ciclo de vida documental

Otro de los puntos básicos de la administración documental implica abordar el ciclo de vida del documento mismo. Todo documento pasa por etapas sucesivas en su existencia administrativa. Estas etapas derivan a su vez en distintos niveles de archivo. En su primera etapa, un documento circula y es tramitado por los canales habituales en el proceso de responder y solucionar el asunto que lo ha motivado. Además, en esta etapa, se presenta un manejo frecuente de tal documento, por parte del empleado implicado en su gestión. A esta fase se le conoce como “archivo periférico”.

La segunda etapa del ciclo de vida de un documento se inicia en cuanto se ha recibido una respuesta con relación al trámite llevado a cabo. Por ello, el documento que sustenta tal asunto debe de ser guardado por más tiempo. A esta etapa se le denomina como “archivo central”.

Por último, la tercera etapa, el llamado “archivo histórico” se presenta cuando el documento obtiene un valor definitivo o histórico, y se debe regular su consulta y optimizar los medios de su conservación.

Como se puede ver, pese a ser un elemento imprescindible para la buena marcha de una organización, la administración de documentos no recibe la difusión que merece. Afortunadamente existen diversas compañías especializadas en ofrecer las mejores soluciones de oficina que incorporan sistemas de administración documental bastante eficaces. Un ejemplo de firma dedicada a este ramo es Konica Minolta, referente en el medio de la gestión documental y las tecnologías de impresión digital.

Necesidades de cambio al formato digital

Tanto en las administraciones de tipo público como en las compañías privadas se pueden advertir señales de agotamiento en los sistemas de gestión documental diseñados ex profeso para documentos impresos. Estas soluciones han quedado rebasadas en un ambiente en donde lo que prevalece son los documentos en formato digital y los entornos electrónicos.

Por otra parte, las empresas se han visto impulsadas a adecuarse de manera rápida y segura a las nuevas comunicaciones que la Red y los dispositivos móviles han propiciado. Y es en este momento cuando es necesaria precisamente la digitalización documental y la gestión de archivos.

Herramientas eficaces

La digitalización de archivos, la consultoría de flujos de trabajo y la gestión documental son eficaces soluciones de oficina capaces de transformarse en las piedras angulares de una empresa, en lo que a su dimensión administrativa se refiere.

Ahora bien, para implantar un sistema de gestión documental en una empresa, es necesario considerar la más amplia gama de documentos, desde los documentos que se elaboran en formato electrónico y que se cambian a formato impreso para fines de autentificación, a  documentos digitales que en ningún momento cambian este formato (como los correos electrónicos), pasando por documentos que incluyen firma digital.

La orientación que debe seguir un sistema de gestión documental en una empresa debe corresponder con los procesos generales de la corporación y, por supuesto, la anexión de nuevos documentos al archivo debe llevarse a cabo considerando la línea general del archivo.

En cualquier caso, toda gestión documental debe estar basada en un método sólido que te permita la organización y gestión de todo el archivo. Por ello, las empresas deben plantearse la conveniencia de contratar los servicios de empresas especializadas en ofrecer soluciones de gestión documental, como por ejemplo, Konica Minolta.

Soluciones integrales para la gestión documental

Así, en el mercado podemos encontrar soluciones integrales para la gestión de documentos basadas en un análisis a fondo de las principales dificultades y requerimientos de este tipo que tienen las empresas. Gracias a ellas muchas organizaciones han encontrado en empresas como Konica Minolta, por ejemplo, la solución que estaban buscando para la correcta y segura gestión de sus archivos documentales.

Organización y productividad

Cada vez más, las dinámicas de organización tienden a la complejidad para satisfacer las necesidades de un público cada vez más amplio y a la competencia incesante de otras firmas, algo que hace aumentar también la cantidad de documentación acumulada.

Invertir en recursos humanos y materiales irreflexivamente no es la solución. Por el contrario, tener multitud de empleados dedicados al archivo y resguardo de documentos confidenciales o bien abrir numerosos espacios para archivar estos impresos sin una planificación previa puede derivar en graves problemas de seguridad y falta de ahorro capaces de afectar hasta el límite a una empresa.

Consultoría de gestión y flujos documentales

Por el contrario, lo que nos ofrecen las mejores firmas dedicadas a la consultoría de flujos documentales es un conjunto de herramientas efectivas, modernas y adaptables a los requerimientos de cada cliente.

Retomando el ejemplo de Konica Minolta, esta firma utiliza de manera planificada la consultoría, el más moderno hardware y la implementación de eficaces sistemas de software para estructurar soluciones de gestión documental capaces de resolver las más variadas problemáticas de archivo documental e impresión segura.

Contratar productos de gestión o medidas de seguridad administrativa por separado, no es lo más recomendable. Lo mejor es contratar los servicios de empresas expertas en el diseño e implantación de soluciones para la  gestión de documentos, así como también, en la consultoría de flujos documentales para asegurarse que ambas partes están perfectamente sincronizadas.

Ahorrar en costes de impresión en la oficina

Lo más recomendable para este fin es contratar los servicios de una empresa especializada en la gestión documental o en la gestión de parques de impresión. Una firma como Konica Minolta puede ofrecernos la mejor solución para ahorrar al imprimir en un entorno administrativo, por medio de estrategias en la gestión de archivos  y la utilización de modernos equipos multifuncionales y de impresión digital.

Además, hay otra serie de consejos que podemos seguir para que, acompañados por el trabajo realizado por una consultoría como la mencionada Konica Minolta podamos ahorrar al imprimir en nuestra oficina.

Ahorro de costes en papel

Un buen consejo es imprimir dos o más hojas por cara, si estamos utilizando documentos borrador; también es positivo disminuir las dimensiones de las imágenes que se planean incluir en el documento. Hay que considerar que el tamaño y la fuente utilizada en el documento que se tiene proyectado imprimir, pueden aumentar el consumo de papel.

Además, configurar la página de manera que se aproveche al máximo el área de impresión, evitar las copias que realmente no se requieran, guardar archivos en el ordenador lo más posible para evitar imprimirlos innecesariamente, conocer perfectamente el uso de la impresora para evitar errores y colocar, si fuera necesario y el volumen muy grande, a un empleado para que lleve el control estricto de las impresiones y las copias que se realicen.

Ahorro de costes en tóner

Es imprescindible evitar gastar de más en tóner lo que implica, obviamente, imprimir solo lo indispensable, elegir la forma de impresión en borrador siempre que sea posible, restringir la utilización de colores en los documentos para imprimir y optar, preferentemente, por elaborar impresiones en “tonos de gris”.

Algunas personas utilizan, con el propósito de ahorrar en costes de impresión, la tipografía denominada como “EcoFont”, formada por diminutos agujeros, y que, por ende, requiere menor cantidad de tinta al ser impresa.

En cualquier caso, lo mejor es utilizar siempre tecnología láser frente a la inkjet o de tinta. Imprimir en impresoras láser ya sea en color o en monocromo es infinitamente más barato que imprimir en inkjet.

¿Cómo se lleva a cabo la digitalización documental?

Preguntarse acerca del modo en el que se realiza la digitalización documental es una vía para conocer otros importantes procedimientos para la gestión administrativa: la impresión digital, los servicios documentales gestionados, las consultorías de flujos documentales, etc.

Un proceso seguro y eficaz

Si bien existen diferentes procedimientos para la digitalización de documentos, en esencia lo más importante es escanear y digitalizar los datos contenidos en los archivos en papel. Sin embargo, son necesarios unos pasos previos y posteriores a este escaneo de la digitalización para que el proceso sea efectivo y suponga un impulso para la productividad y el ahorro de la empresa.

En este sentido, antes de proceder a la digitalización como tal de los datos, es imprescindible efectuar un estudio minucioso de la situación documental de la organización. Empresas especializadas en la gestión de documentos ofrecen también apoyo para efectuar auditorías relacionadas con los documentos que se tenga planeado digitalizar.

Además, una vez que se ha completado la conversión digital de los archivos, se debe desarrollar e implantar un modelo de gestión de documentos acorde a los requerimientos y las características de la empresa en cuestión. Finalmente, es preciso adoptar medidas de seguimiento y evaluación de los sistemas utilizados para corregir si fuera necesario.

Tecnologías de vanguardia y soluciones a medida

Actualmente, pueden identificarse dos herramientas primordiales para la digitalización de archivos: las plataformas para captura de datos y las plataformas de gestión documental. Las primeras consisten en herramientas para capturar la información de los documentos en papel, tal es el caso de los escáneres y dispositivos similares. Las segundas por su parte, son sistemas diseñados expresamente para controlar los archivos, organizarlos y facilitar su consulta.

Si bien existen muchas empresas relacionadas con la digitalización documental, sin duda, una de las más importantes es Konica Minolta. Esta compañía sobresale por ofrecer soluciones integrales de gestión documental, impresión, digitalización de archivos y soluciones de oficina, con suma calidad, a precios accesibles y de acuerdo a las circunstancias de cada cliente.

Ahorra tiempo y costes con Biz:entrY

Por ello, con la creciente implementación de soluciones digitales para la impresión y digitalización en entornos administrativos, surgen softwares como el que os traemos hoy, biz:entrY, desarrollado y promovido por Konica Minolta, gracias al cual podemos exportar los asientos al programa de contabilidad de la empresa de forma fácil y completamente automática.

Gestión documental eficaz

El programa biz:entrY nos permite procesar las facturas automáticamente y, además, exportarlas al programa contable que utilicemos, sin que sea necesario introducir  la información de las facturas de forma manual. Con ello logramos una gestión documental más eficiente, segura y económica.

Así, biz:entrY se perfila como el mejor complemento para nuestro programa contable, ya que capta automáticamente datos como el número de factura o el nombre del proveedor, gestiona varios tipos de IVA y asigna cada concepto a las diferentes cuentas contables utilizadas, entre otras muchas funcionalidades. biz:entrY puede registrar hasta 700 facturas en una hora y es compatible con los programas de contabilidad empresarial más utilizados.

Ahorra tiempo y costes con Biz:entrY

Las ventajas de utilizar el software biz:entrY son numerosas. Para empezar, supone un positivo ahorro para la empresa, tanto de costes de impresión como de tiempo, ya que la persona destinada normalmente a la introducción de datos contables de forma manual reducirá el tiempo de estas labores en un 80% y podrá dedicarse a realizar otras tareas que aporten más valor a la empresa.

Su uso puede ser útil tanto para empresas, independientemente de su tamaño, como para gestorías que llevan la contabilidad de pequeñas y medianas empresas, ya que estas últimas podrán diferenciar rápidamente a qué cliente pertenece cada una de las facturas digitalizadas.

Así, la digitalización contable sumada al uso del programa biz:entrY supone una gran optimización de tiempos y resultados en la gestión contable de nuestra firma. Este es el medio más efectivo, fiable y rentable para automatizar la gestión documental de los archivos.

Cómo debe ser el control documental

Cada flujo de producción implica un nivel de control preciso, que es necesario en todo momento. Ahora bien, el ritmo de estos procesos queda registrado en la documentación derivada de ellos. Por ese valor testimonial que tiene la documentación de un entorno administrativo, es preciso que el control que se ejerza sobre este conjunto, sea seguro y preciso. Por ello, el control documental debe constituirse en una de las dinámicas fundamentales de toda empresa.

Estrategia de control de los archivos

Llevar correctamente el control de un archivo documental es un requisito imprescindible dentro de cualquier sistema de calidad administrativa. Tres prácticas deben estar presentes en una estrategia de control de archivos: tener fácil acceso a los documentos, efectuar una revisión periódica de esa documentación y mantener una depuración eventual de aquellos que ya no se requieran.

Con respecto a la disponibilidad inmediata de la documentación guardada, ésta puede lograrse a través a una eficaz organización de los archivos, ponderando el orden y la facilidad de consulta. Para este último punto, es importante vincular los documentos con información relacionada, crear índices referenciales de los archivos y, además, cuidar que los documentos en archivo mantengan un formato que facilite su manejo para quienes los consulten.

Control permanente

Hay que considerar que existen empresas especializadas en el control documental, a las cuales se puede acudir, para así garantizar el mejor cuidado de nuestros archivos. Un buen ejemplo de esto es Konica Minolta. Y es que no basta con organizar adecuadamente la documentación, puesto que se requiere también una serie de revisiones eventuales, desarrolladas por personal calificado y capacitado para ello.

Estas revisiones deben efectuarse con el apoyo de materiales de referencia y soporte. Otro aspecto imprescindible, es el de la depuración cuidadosa de los archivos, desechando aquellos que ya son obsoletos y tomando registro puntual de cada una de estas modificaciones efectuadas.

El control de documentos es un factor muy relevante en la proyección y buen desarrollo de una empresa. Primero de manera interna, ante los trabajadores de tal compañía, quienes pueden desempeñar al máximo sus labores en un entorno perfectamente organizado, y luego, de manera externa, ante el público -potenciales clientes-, que puede constatar la buena labor de una organización eficiente y pulcra.