La utilización de correos electrónicos en los ámbitos empresariales en los tiempos que corren es algo básico.

De hecho puede afirmarse que este recurso, como sucede con la telefonía móvil, es un aspecto imprescindible para el correcto despliegue de los procesos de una firma. No obstante, para el manejo responsable del correo electrónico hay que tener en cuenta algunos aspectos relacionados con las normativas vigentes. Profundicemos en el tema a continuación.

Medidas de seguridad

Una medida adecuada para aumentar la seguridad en los envíos de correo electrónico, es la incorporación de una clausula de protección y confidencialidad que garantice por parte de quienes hagan uso de la plataforma de emails de la firma, que hagan un uso responsable de esta herramienta. Así, la información confidencial bajo resguardo estará mejor controlada. Otro aspecto importante se refiere a las listas de contacto. Hay que tomar conciencia de la responsabilidad que implica manejar datos de índole personal y de acuerdo a ello, procurar su resguardo atento y eficiente.

Valiosas herramientas

El primer punto puede ser solventado adecuadamente agregando al cliente de correo de nuestra preferencia, ya sea, Thunderbird, Outlook, etc., o al cliente web que usemos como puede ser Yahoo, Hotmail o Gmail, una clausula en donde se especifique la utilización que estamos autorizando de nuestras referencias y así también, con respecto al manejo responsable que garantizamos de los datos de las personas con las cuales entablamos comunicación.

La labor de la AEPD

Por lo que se refiere al envío masivo de correos electrónicos, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), a través de la Ley Orgánica de la Protección de Datos (LOPD) ha especificado las medidas precautorias que se deben manejar en la utilización del correo electrónico. La LOPD considera a un email como una referencia personal que facilita la identificación de una persona física. Esto se debe a que muchas cuentas de correo electrónico incluyen el nombre y el apellido de las personas que las utilizan.

La LOPD contempla varias especificaciones con referencia a esta clase de direcciones de correo electrónico, por ejemplo, haciendo hincapié en que únicamente con la autorización del titular se podrá comunicar este tipo de datos a terceras personas. Una manera común en la que se vulnera el cumplimiento de la LOPD en este aspecto, es añadiendo multitudes de destinatarios de un mismo mensaje de correo electrónico. La opción de “CCO” es decir, evitar que se visualicen las cuentas de correo para quien no le atañe, es una buena alternativa para evitar esta falta.

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